Avec 13000 personnes réparties dans plus de 100 pays à travers le monde, BCD Travel se place au 3ème rang mondial des spécialistes de la gestion des voyages d’affaires pour les entreprises, avec pour principale vocation la rationalisation des coûts des voyages professionnels, mais aussi la gestion d’événements et incentives (BCD Meetings) et le conseil en stratégie (Advito). Agnès Gaulard, Office Manager en poste depuis 10 ans, assure notamment l’organisation des événements BCD France, la gestion des dossiers fournisseurs, et le management de l’accueil.
LNAA : Vous sous-traitez votre Accueil à un prestataire. Pouvez-vous nous en expliquer les raisons ?
A.G : Nous avions jusqu’à il y a 1 an une hôtesse en interne. Suite à son départ, nous avons choisi de faire appel à une société d’Accueil en entreprise. Cette décision a considérablement soulagé le processus de gestion du personnel et nous procure une grande souplesse, un confort au quotidien. Les absences pour congés ou maladie sont entièrement gérées par notre prestataire. Nous disposons d’un personnel qualifié, formé et bénéficions d’une grande plage horaire journalière, puisque 2 hôtesses se relaient de 9 h à 18 heures.
LNAA : Quel type de partenariat entretenez-vous avec votre prestataire ?
A.G : Notre Cahier des Charges ayant été clairement défini et détaillé auprès d’Altes Accueil, nous avons de bonnes relations de partenariat. Ils demeurent à l’écoute, ont su identifier nos besoins, s’y adapter et nous proposer le personnel en adéquation avec notre problématique. Très peu d’ajustements ont été nécessaires durant les 2 premiers mois !
“Altes Accueil a su identifier les besoins, s’y adapter et nous proposer le personnel en adéquation avec notre problématique “
LNAA : Quelles sont les principales missions que vous confiez aux hôtesses et quel est leur niveau de qualification ?
A.G : Nos hôtesses gèrent l’accueil physique et téléphonique. Un certain nombre de tâches administratives leur sont également confiées : la distribution et l’affranchissement du courrier, la gestion des coursiers et des salles de réunion, l’organisation de petits-déjeuners clients et de plateaux repas, la recherche de nouveaux prestataires, la gestion des badges et des fournitures…Elles sont aussi en lien avec notre service finance et leur apportent une grande aide dans la gestion des factures. Nos hôtesses étant très polyvalentes, elles sont tout à fait qualifiées. Altes Accueil nous a proposé des profils correspondant aux missions demandées, pour information la maîtrise de l‘anglais était un de nos pré-requis.
LNAA : Notre Centre de Formation Point Bleu a mis en place un CQP Chargé d’Accueil et propose en parallèle 19 modules de formation pour l’Accueil…
A.G. : C’est une très bonne chose. Cela permet de répondre à des besoins précis de qualification et d’aborder des thématiques nécessaires dans un contexte particulier. L’existence du Centre de Formation a été un des éléments déterminants dans le choix d’Altes Accueil.
LNAA : Un profil d’hôtesse idéale ?
A.G.: Nous apprécions grandement les qualités d’accueil, de polyvalence, de réactivité et de ponctualité. De nombreux visiteurs se rendant quotidiennement dans nos locaux, leur disponibilité, leur sourire et leur sens du service sont de vrais atouts. Nous sommes très satisfaits de notre prestataire. Leur réactivité au moindre souci, leur sens du contact font de lui un partenaire privilégié.
LNAA : La certification AFNOR est-elle un critère de choix dans la sélection de vos prestataires ?
A.G.: Oui, bien entendu. La Certification AFNOR garantit à l’entreprise utilisatrice le respect des process et la qualité de service. Nous sommes très attachés aux normes qualitatives dans le choix de nos fournisseurs.
LNAA : Pour quelles raisons vous êtes-vous tournés vers une PME ?
A.G.: Nous recherchions une entreprise de proximité. Il nous semble logique, dans un contexte de gestion de l’humain, de travailler avec une PME dans laquelle le personnel est valorisé, le turnover maîtrisé, contrairement aux entreprises de taille plus importante et plus diversifiées.
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