Le 1er contact est décisif pour l’image d’une entreprise car il suffit de quelques secondes pour faire bonne ou mauvaise impression. Dès lors, il vaut mieux que ce premier échange soit positif afin de fidéliser des clients, satisfaire des visiteurs. Se pose donc une question : comment réussir un accueil physique ? En effet, il ne s’agit pas d’installer quelques chaises dans un hall pour bien recevoir des visiteurs. Il faut absolument qu’il y ait quelqu’un pour les accueillir, les orienter, les renseigner. Il est également essentiel que cet espace soit bien aménagé, rangé, décoré et lumineux pour être chaleureux, mettre à l’aise et accueillir les visiteurs. Le choix du mobilier, des couleurs et des matières ne doit donc pas être laissé au hasard. Idem pour la propreté qui doit être irréprochable afin de donner une image positive. La qualité de cet espace de réception est aussi un facteur de bien-être au travail pour les collaborateurs d’une entreprise.
Par conséquent, pour savoir comment réussir un accueil physique, il ne faut négliger aucun détail pour offrir à vos visiteurs un accueil vip. Il est notamment possible de le confier à des professionnels expérimentés, qui en ont fait leur métier, tels les hôtes et hôtesses de notre agence pour améliorer votre accueil physique.
Fournir un accueil personnalisé et agréable
Comment réussir un accueil physique est une question importante puisque la satisfaction des clients, des visiteurs d’une entreprise est en jeu. Pour y parvenir, il existe quelques bonnes pratiques à respecter que nos hôtes et hôtesses maîtrisent parfaitement. Cela signifie que les visiteurs doivent se sentir uniques, bien accueillis. Il faut donc faire preuve d’écoute pour être attentif à leurs besoins, leur poser des questions pour mieux comprendre leurs attentes et les orienter vers les bons services. Cela implique de faire attention au vocabulaire utilisé, d’avoir un langage professionnel, et de les prendre en charge. Selon l’activité d’une entreprise, il peut s’agir de créer des badges, demander une pièce d’identité, accompagner les visiteurs au lieu d’un rendez-vous… ou tout simplement, se lever pour leur dire « bonjour ».
Il faut aussi s’adapter aux comportements des interlocuteurs, savoir gérer les situations conflictuelles (des clients mécontents, de mauvaise foi, des réclamations…etc.) en gardant son calme et son sang-froid. Même si un interlocuteur doit patienter, il faut l’accueillir convenablement pour que cette attente lui semble moins longue.
Toujours donner une bonne impression
Comme nous l’avons précédemment indiqué, quelques secondes suffisent pour se faire une idée de l’image d’une entreprise. C’est pourquoi il faut réussir un accueil physique pour que cette première impression soit positive. Ainsi, la personne qui se charge de la réception, doit être disponible pour renseigner ses interlocuteurs. Si elle est occupée, elle doit faire le maximum pour écourter l’attente. Si elle ne peut pas, expliquer poliment et les faire patienter. De même, sa tenue doit être soignée, tout comme sa coiffure. Discrétion et neutralité sont les maîtres mots. En fait, le code vestimentaire doit être adapté à l’activité, au standing d’une entreprise.
Il faut également sourire en permanence car c’est plus agréable pour les interlocuteurs et cela aide à instaurer un premier contact,rester poli même si un client est mal aimable. Garder son calme en toutes circonstances permet de désamorcer des situations délicates. Enfin, la communication non verbale ne doit pas être négligée car le ton de la voix, les expressions du visage et le langage corporel peuvent en dire long sur les émotions, les pensées.
Comment réussir un accueil physique est désormais à votre portée grâce à ces quelques conseils de notre agence. Vous pouvez également nous contacter pour profiter de l’expertise de nos hôtes et hôtesses, et ainsi avoir la garantie que vos clients, visiteurs et collaborateurs seront très bien reçus.
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