Comment améliorer l’accueil physique ?

Dans votre entreprise, l’accueil physique joue un rôle important puisqu’il permet d’établir le contact avec vos visiteurs. Alors comment réussir l’accueil car sa bonne gestion contribue à la satisfaction et la fidélisation de vos clients, et à votre réputation. Il s’agit donc d’un service stratégique, et sa tenue doit être assurée par du personnel qualifié et compétent, qui connaît les pratiques à respecter pour bien accueillir vos visiteurs. C’est indispensable afin de donner une image positive de votre entreprise. 

Dès lors, comment améliorer l’accueil physique pour qu’il soit efficace et qualitatif ? Plusieurs réponses peuvent être proposées, dont l’externalisation de ce poste à des hôtes et hôtesses expérimentés. Cela fait partie des services de notre agence, qui vous présente une prestation haut de gamme et sur-mesure pour votre société à Paris et en Ile-de-France. Nous avons également listé les bonnes pratiques à adopter pour vous aider à l’améliorer.

Soigner le hall et confier l’accueil à du personnel qualifié

Pour donner une image positive de votre entreprise, vos visiteurs doivent être bien accueillis dès leurs premiers pas dans vos locaux. Il faut donc veiller à créer un hall agréable, un peu à la manière de la réception d’un hôtel. La décoration doit être chaleureuse et un espace d’attente doit être aménagé, avec quelques fauteuils pour faire patienter confortablement les visiteurs. La propreté doit être irréprochable, tant au niveau des sols que du mobilier. Il faut aussi penser à la signalisation afin de guider les personnes qui viennent dans vos locaux. S’il s’agit d’une première visite et qu’elles ne trouvent pas leur chemin, cela risque de nuire à leur satisfaction. De même, le hall doit être en bon état, donc pas de peinture écaillée, de mobilier abîmé ou de dossiers qui traînent sur le comptoir à la vue des clients. 

Comment améliorer l’accueil physique de votre société passe aussi par le choix du personnel en charge de ce poste. Il doit être aimable, souriant, réactif en toutes circonstances. Les visiteurs doivent être bien reçus, renseignés, orientés vers les bons services ou collaborateurs. Il faut aussi savoir gérer leur attente, les écouter. Autant de compétences que possèdent les hôtes et hôtesses de notre agence, qui peuvent intervenir dans votre entreprise pour recevoir vos clients, visiteurs et collaborateurs avec professionnalisme.

Faire preuve de savoir-être et s’adapter à chaque interlocuteur

Si vous vous demandez toujours comment améliorer l’accueil physique de votre entreprise, sachez qu’il est essentiel de le personnaliser. En fait, il faut s’adapter à chaque visiteur (un nouveau ou ancien client, un livreur, un collaborateur, un partenaire par exemple) afin de lui proposer un service sur-mesure. Il faut donc identifier la raison de sa venue (est-ce un RDV ? Une livraison ? Un entretien ?) pour le renseigner correctement. Il faut aussi prendre en compte son humeur, en cas de mécontentement ou de réclamation par ex, pour réussir à désamorcer la situation et éviter un conflit. 

Cela implique pour le personnel d’avoir un excellent savoir-être et une présentation impeccable (tenue vestimentaire et coiffure). Il ne faut pas oublier que la tenue et l’attitude donnent un premier message à un visiteur. La première doit être conforme à l’image, au standing de votre entreprise. Quant à la seconde, il faut faire attention au langage non verbal, au comportement donc. 

Pour résumer, pour répondre à la question « comment améliorer l’accueil physique », il faut un hall propre, bien décoré, du personnel qualifié, recevoir chaque visiteur avec le sourire et s’adapter à son profil pour le mettre en confiance.