Les différentes responsabilités d’une hôtesse d’accueil

Les différentes responsabilités d’une hôtesse d’accueil

Au quotidien, une des principales missions d’un(e )hôte(sse) est d’accueillir du public. Il peut s’agir de clients d’une entreprise, de prospects, de visiteurs, de collaborateurs, de fournisseurs ou encore, d’invités. A ce titre, il est indispensable :

• d’avoir une présentation soignée,
• d’être doté d’une bonne organisation,
• de savoir garder son calme en toutes circonstances, y compris face à des personnes mécontentes.

Il faut aussi faire preuve de patience, de politesse, avoir une réelle capacité d’écoute et être à l’aise à l’oral puisque les échanges se font principalement en face à face, ou au téléphone.

Cet accueil du public implique différentes responsabilités. Certaines sont communes à toutes les hôtesses, quand d’autres sont plus spécifiques et liées à des secteurs d’activité bien précis (le tourisme, l’événementiel, le commerce par exemple).

Néanmoins, quel que soit le secteur, un (e) hôte(sse) reflète l’image d’une entreprise, d’un établissement. Dès lors, son comportement doit être irréprochable, elle (il) doit fournir un service impeccable aux clients et aux visiteurs.

Les missions incontournables d’une hôtesse

Quel que soit le secteur d’activité, un (e) hôtesse d’accueil a plusieurs responsabilités. Elle doit :

• accueillir les visiteurs ;
• les accompagner dans l’entreprise vers les services, bureaux où ils ont RDV ;
• répondre aux appels entrants du standard et aux questions des visiteurs ;
• gérer les mails du standard ;
• faire patienter les visiteurs et les renseigner ;
• gérer le courrier (réception, tarification, distribution en interne…etc.) ;
• réaliser diverses tâches administratives dont les réservations de taxis, de billets d’avion, de train lors des déplacements de salariés ;
• gérer et préparer les salles de réunion.
• réceptionner des colis et les dispatcher

Bien sûr, d’une entreprise à une autre, ces responsabilités peuvent varier. Tout dépend des besoins d’une structure, de son organisation interne. Par exemple, il arrive que l’on demande aux hôtes(ses) d’accueil d’effectuer quelques tâches de secrétariat.

De même, en raison des missions qui leur sont attribuées, il est nécessaire qu’elles connaissent bien la culture de l’entreprise et s’en imprègnent. Cela contribue à sa bonne réputation, et permet de renseigner au mieux les clients, les visiteurs.

Les responsabilités spécifiques à certains postes

Dans quelques secteurs, d’autres responsabilités sont confiées à une hôtesse d’accueil. Il s’agit principalement de l’événementiel, du tourisme et du commerce. 3 secteurs très différents, qu’il faut distinguer pour mieux comprendre le rôle crucial d’un (e)hôtesse.

L’accueil dans l’événementiel

Dans l’événementiel, il ne s’agit pas d’accueillir des clients, mais plutôt des invités, des personnalités, des journalistes. Il est également souvent demandé de distribuer des badges, de gérer les vestiaires et le parking, et de participer aux activités de préparation et de clôture de la manifestation (installation de stands, mise en place d’une salle avant l’arrivée des invités par exemple).