Le savoir-être pour un hôte ou une hôtesse d’accueil en entreprise ne s’improvise pas. Pour exercer ce métier exigeant, certaines compétences et qualités sont requises, qui vont bien au-delà du simple sourire. En effet, l’hôte/hôtesse étant la première personne en contact avec les clients, son rôle est crucial pour la bonne image de la société, du siège social. Elle ( il) doit adopter un comportement irréprochable, et remplir ses missions avec rigueur et efficacité. Contrairement aux idées reçues, il ne s’agit pas de rester derrière une banque d’accueil et de sourire. Il faut maîtriser différents outils, et posséder les qualités et compétences indispensables à ce poste. En voici 5 communes à toutes les hôtesses de notre agence d’accueil en entreprise à Paris.
Être courtois pour assurer un accueil VIP en toutes circonstances
A ce poste, il faut être souriant ,c’est indéniable. Mais ce n’est pas la seule qualité demandée. Il faut aussi être poli envers les visiteurs, les clients –et ceci en toute circonstance – afin que les visiteurs se sentent attendus et bienvenus. Cette courtoisie est la clé d’un accueil VIP, tant physique que téléphonique, et contribue à la bonne réputation d’une entreprise.
Faire preuve de calme et de patience
Savoir être hôte ou hôtesse en entreprise demande :
- d’être patient ;
- de contrôler ses émotions ;
- de rester calme, quelle que soit la situation (face à un visiteur désagréable, un client impatient, en cas d’imprévu ou de forte affluence par exemple).
Il ne faut ni paniquer, ni s’énerver, car cela risque de rendre la situation plus pénible. Garder son sang-froid en toutes circonstances est donc une compétence indispensable pour un accueil VIP, et pour réussir à gérer d’éventuelles difficultés. Cela permet aussi, bien souvent, d’apaiser une personne agacée et de désamorcer un conflit en facilitant la communication.
Être bien organisé pour un accueil de qualité
Une autre qualité est toujours demandée à ce poste : avoir une bonne organisation. Savoir être hôte ou hôtesse d’accueil VIP en entreprise nécessite d’être polyvalent, de remplir plusieurs missions, souvent en même temps. Il faut donc bien s’organiser pour :
- gérer efficacement les tâches à effectuer ;
- accueillir les clients et visiteurs selon les principes de « l’hospitality service ».
Cette bonne organisation est une compétence importante puisqu’elle est liée à la gestion du temps. Être organisé permet de bien gérer son temps prendre en charge les clients et visiteurs, dans les meilleurs délais.
Faire preuve d’écoute et de disponibilité
Les responsabilités d’un hôte/hôtesse d’accueil VIP sont nombreuses. Elles demandent notamment de savoir être à l’écoute des clients, des visiteurs et de faire preuve de disponibilité. Des compétences relationnelles essentielles dans ce métier, où les sollicitations quotidiennes sont fréquentes et variées. Cela signifie :
- répondre aux demandes des clients, des visiteurs ;
- les renseigner ;
- les diriger vers le bon service ou la bonne personne si besoin ;
- écouter leurs réclamations, leurs questions pour trouver des solutions.
Avoir une présentation soignée et professionnelle
Enfin, savoir être hôte ou hôtesse d’accueil VIP requiert de soigner sa présentation, parce que la tenue reflète aussi l’image d’une entreprise. Si la tenue n’est pas fourni, elle doit être cohérente avec l’activité et la typologie du client. A la différence d’autres compétences, si cet élément n’est pas inné, il peut être aisément amélioré. Concrètement, une tenue doit toujours être :
- impeccable (propre, repassée, en très bon état) ;
- confortable et élégante ;
- adaptée au lieu de travail.
Mais cela ne concerne pas uniquement les vêtements. Il faut aussi prêter attention :
- à la coiffure ;
- au maquillage ;
- aux bijoux et accessoires portés.
Dans notre agence, nos équipes sont formées à un service haut de gamme, VIP. Elles ont toutes les qualités citées précédemment, et respectent les codes des sociétés dans lesquelles elles exercent leurs missions. Pour en savoir plus, contactez-nous !
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